Assets & CMDB
Ziel: Ein Gerät sauber anlegen, es dem richtigen Kunden und Standort zuordnen, es mit Tickets und Verträgen verknüpfen — und die Ausgabe an eine Person nachvollziehbar dokumentieren.
Die Seite heißt Assets & CMDB und liegt in der Sidebar unter Betrieb. „Asset” meint hier nicht nur Hardware: Lizenzen, Cloud-Dienste, Domains, Websites und sogar Geschäftsprozesse werden hier geführt.
Ein Asset anlegen
Über den Button „Neues Asset” oben rechts öffnet sich ein Assistent mit drei bis fünf Schritten — wie viele es sind, hängt vom gewählten Typ ab:
- Asset-Typ wählen — 24 Typen in fünf Gruppen: Endpunkte (Server, PC, Laptop, Virtuelle Maschine, Mobilgerät), Infrastruktur (Netzwerk, Firewall, WLAN Access Point, Switch, Router, Storage, Datenbank, Backup, Container / Cluster, IP-Adresse), Software & Services (Anwendung, Lizenz, Cloud-Service, Website, Domain), Peripherie (Peripheriegerät, Drucker / Multifunktionsgerät, Kamera / Videoüberwachung) und Organisation (Geschäftsprozess, Kommunikation, Telefonie / PBX).
- Peripheriegerät wählen — nur beim Typ „Peripheriegerät”: Monitor, Tastatur, Maus, Headset, Webcam, Docking Station, USV, Scanner, Beamer und weitere.
- Übersicht — die inhaltlichen Kernfelder, siehe unten.
- Netzwerk — nur bei netzwerkfähigen Typen (Server, PC, Laptop, Firewall, Switch, Router, Peripheriegerät, Storage, Drucker, Kamera).
- Details — Kaufdatum, Garantie und Status.
Unten links steht immer „Zurück”, rechts „Weiter” und auf dem letzten Schritt „Anlegen”. Strg/Cmd + Enter springt jeweils einen Schritt vor.
Die Felder im Schritt „Übersicht”
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Optional. Bei Servern und PCs sinnvoll (z. B. SRV-DC01), bei Kleinteilen meist überflüssig. |
| Kunde | Die Firma, der das Gerät zugeordnet ist. Nur Organisationen, keine Einzelpersonen. |
| Ansprechpartner | Person bei dieser Firma. Erst wählbar, wenn ein Kunde gesetzt ist. |
| Servicemitarbeiter | Wer aus Ihrem Haus das Gerät betreut. Nur bei Endpunkt-Typen. |
| Hersteller · Modell · Seriennummer | Pflicht bei physischen Geräten (siehe oben). |
| Geräte-Template | Optional. Füllt Hersteller, Modell und Höheneinheiten vor — aber nur leere Felder. |
| Standort | Ein gepflegter Standort (Gebäude / Etage / Raum / Rack) des gewählten Kunden. |
| Adresse (alternativ) | Eine Adresse des Kunden, wenn kein Standort-Datensatz existiert. |
| Eigen-/Fremdgerät | Gehört das Gerät Ihrem Haus oder dem Kunden? |
| TANSS-ID | Nur bei Migration aus TANSS: die Nummer vom Aufkleber, damit der QR-Scan das Gerät findet. |
Das Gerät einem Kunden zuordnen
Zwei Wege führen zum Ziel:
- Aus der Asset-Liste heraus über das Feld „Kunde” im Anlege-Assistenten.
- Aus der Kundenakte heraus — das ist der schnellere Weg, wenn Sie ohnehin gerade beim Kunden sind. Öffnen Sie die Firma unter CRM, wechseln Sie auf den Reiter „Assets” und klicken Sie „Asset anlegen”. Derselbe Assistent öffnet sich, der Kunde ist bereits gesetzt.
Auf diesem Reiter sehen Sie außerdem alle bereits verknüpften Geräte der Firma, gefiltert nach Kategorie und Standort, mit einer Suche über Name, Asset-Nr., Hostname, IP-Adresse, Seriennummer, Hersteller und Modell. Der Button „Importieren” daneben zieht Assets aus einer XML-Datei.
Die drei Bedeutungen von „Standort”
Das ist die häufigste Verwirrung auf dieser Seite, weil das Wort an drei Stellen etwas anderes meint:
- Standort (Feld im Assistenten, Spalte „Standort”) — ein gepflegter Standort-Datensatz mit Gebäude, Etage, Raum und Rack. Gepflegt unter Standorte.
- Adresse (alternativ) (Spalte „Kundenstandort”) — eine der Adressen des Kunden, wenn es keinen Standort-Datensatz gibt.
- Freitext — eine zusätzliche Beschreibung, wenn weder das eine noch das andere passt. Die Spalte „Standort” zeigt diesen Text, wenn kein Standort-Datensatz hinterlegt ist.
Mit Tickets und Verträgen verknüpfen
Auf der Asset-Detailseite gibt es dafür den Reiter „Verknüpfungen”:
- Verknüpfte Tickets — Button „Ticket verknüpfen”. Ein Klick auf eine Zeile springt direkt ins Ticket; über „Verknüpfung entfernen” lösen Sie sie wieder.
- Verknüpfte Verträge — Button „Vertrag verknüpfen”. Relevant für Wartungsverträge: so ist am Gerät sichtbar, unter welchem SLA es läuft.
- Verknüpfte Vertriebschancen — hier nur lesend. Die Verknüpfung setzen Sie auf der Vertriebschance selbst unter „Verknüpfungen”.
Wer hat das Gerät gerade? — Ausgabe und Rückgabe
Der Reiter „Ausgabe” dokumentiert, wer ein Gerät wann bekommen hat. Über „Gerät ausgeben” erfassen Sie Empfänger (Mitarbeiter:in, Kunde, Kontakt oder externe Person), Ausgabedatum, eine vereinbarte Rückgabefrist, den Anlass (Dauerhaft, Leihgabe, Ersatzgerät, Projekt, Reparatur), den Zustand bei Ausgabe und das mitgegebene Zubehör. Kommt das Gerät zurück, erfassen Sie das über „Rückgabe erfassen” samt Zustand und Bemerkungen.
Der Status am Asset zeigt danach ausgegeben, überfällig oder zurückgegeben.
Weiter unten auf demselben Reiter steht ein Abschnitt „Aus der Personalakte (nur lesend)“. Dort erscheinen Zuweisungen, die in der Mitarbeiterakte gepflegt werden — angezeigt, aber hier nicht änderbar.
Etiketten, QR-Codes und die öffentliche Geräteseite
- Etikett drucken — auf der Detailseite, für ein einzelnes Gerät. Der Tooltip verrät, ob die Kundenvorlage oder die Standardvorlage verwendet wird.
- Labels drucken — als Massenaktion, wenn Sie mehrere Geräte in der Liste ausgewählt haben. Fehlt eine Vorlage, verweist der Hinweis auf Konfiguration → Label-Konfigurator.
- Scannen — der Button oben in der Liste öffnet die Kamera und findet ein Gerät über seinen QR-Code, auch über ein altes TANSS-Etikett.
Ein gedrucktes Etikett zeigt auf die Detailseite des Geräts. Scannt eine nicht angemeldete Person den Code — etwa jemand beim Kunden vor Ort —, landet sie auf der öffentlichen Geräteseite. Die zeigt bewusst nur Hersteller, Modell und Inventarnummer: keine Seriennummer, keinen Kunden, keine Netzwerkdaten. Je nach Einstellung kann dort ein Schaden gemeldet oder kommentiert werden.
Freischalten bzw. sperren lässt sich das pro Gerät auf der Detailseite über die Karte „Öffentliche Seite (QR-Code)“. Ist die Funktion mandantenweit aus, führt der QR-Code für Außenstehende ins Leere — der Hinweis nennt dann den Weg über Einstellungen → Betrieb & Assets → Öffentliche Geräteseite.
Kennwörter am Gerät
Die Liste hat eine Spalte „Kennwörter” (Schlüssel-Symbol), die Detailseite einen Reiter „Geheimnisse”. Beides funktioniert nur bei entsperrtem Tresor — andernfalls steht in der Zelle „Tresor gesperrt — zum Entsperren klicken”.
Filtern und Suchen
Oberhalb der Liste liegen drei Schnellfilter: Typ, Status (Aktiv, Inaktiv, In Reparatur, Bestellt, Ausgemustert) und Kritikalität. Rechts daneben schränkt ein Firmen-Chip auf einen Kunden ein. Das Suchfeld durchsucht die Liste direkt.
Die Spaltenauswahl merkt sich Ihr Browser pro Seite. Sechs Spalten sind ab Werk ausgeblendet — unter anderem Seriennummer, Hersteller, Modell und Kritikalität. Wer regelmäßig nach Seriennummern sucht, blendet die Spalte einmalig ein.
Berechtigungen
Ohne das Recht Assets ansehen ist die Seite nicht erreichbar. Fehlt Assets anlegen, ist der Button „Neues Asset” sichtbar, aber ausgegraut — Sie laufen also nicht erst durch den ganzen Assistenten, um am Ende abgewiesen zu werden. Der Reiter „Dokumente” erscheint nur mit Leserecht auf das Dokumentenmanagement.
Für Kundenkontakte im Customer Portal gilt: Sie sehen genau die Assets ihrer eigenen Firma.