Kunden & Verträge
Ziel: Einen neuen Kunden sauber anlegen — mit der richtigen Unterscheidung zwischen Firma und Ansprechpartner — und wissen, wo Verträge ansetzen, sobald der Kundendatensatz steht.
Neuen Kunden anlegen
Auf der Kontakte-Übersicht (Sidebar „CRM“) öffnet der Button „Neuer Kontakt“ oben rechts den Anlage-Dialog. Ganz oben wählen Sie zuerst den Typ:
| Typ | Bedeutung |
|---|---|
| Organisation | Firma, Verein, Behörde — der eigentliche Geschäftspartner. |
| Person | Einzelperson — entweder ein eigenständiger Kontakt oder ein Ansprechpartner, der über eine Verknüpfung an eine Organisation gehängt wird (siehe unten). |
Bei Organisation sind die wichtigsten Felder:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Firmenname | Einziges Pflichtfeld, max. 200 Zeichen. |
| Muttergesellschaft | Optional — verknüpft die Firma als Tochtergesellschaft einer bereits angelegten Organisation (Konzernhierarchie). |
| Rollen | Interessent, Kunde, Lieferant, Partner — mehrere gleichzeitig möglich, jederzeit nachträglich änderbar. |
| Kontaktkanäle | E-Mail, Telefon, Mobil, Fax, URL — jede Adresse kann zusätzlich einem Zweck zugeordnet werden (Rechnung, Mahnung, Angebot, Bestellung, Marketing, IT). |
| USt-IdNr. / Steuernummer | Werden beim Speichern auf ein gültiges Format geprüft. |
| Kundennr. / Lieferantennr. | Optional, falls Sie mit externen Nummernkreisen arbeiten. |
Nach dem Speichern landen Sie auf der Detailseite des Kunden — mit Hauptansprechpartner, Kontaktdaten, Adressen und den Reitern für Tickets, Assets, Verträge-nahes und mehr:
Firma oder Person — und wie ein Ansprechpartner drangehängt wird
Ein Kundendatensatz (technisch: „Party“) ist entweder eine Organisation oder eine Person. Für die Verknüpfung von Personen mit Firmen gibt es zwei getrennte Mechanismen, die leicht zu verwechseln sind:
- Muttergesellschaft — verbindet zwei Organisationen miteinander (Konzernstruktur, Tochtergesellschaften). Nur für Firma-zu-Firma-Beziehungen.
- Verknüpfung — verbindet eine Person mit einer Organisation und macht sie zu deren Ansprechpartner. Beim Anlegen einer Person tragen Sie dafür im Abschnitt „Firma-Verknüpfungen“ (Button „Mit Firma verknüpfen“) die Firma, optional die Funktion (z. B. „Leiter IT-Infrastruktur“) sowie eine oder mehrere Funktionsrollen ein und markieren bei Bedarf „Hauptansprechpartner“. Sobald eine Verknüpfung gesetzt ist, heißt der Speichern-Button „Ansprechpartner anlegen“. Eine Person kann mehrere Verknüpfungen zu unterschiedlichen Firmen haben.
Verträge — ein erster Überblick
Verträge liegen in der Sidebar unter „Verträge & SLA“. Ein neuer Vertrag entsteht über einen mehrstufigen Assistenten (Button „Vertrag erstellen“, Dialog „Neuer Vertrag“):
- Typ & Vorlage — Vertragstyp wählen (z. B. Wartungsvertrag oder Lizenzvertrag; die Liste ist tenant-spezifisch konfigurierbar), optional aus einer Vorlage starten.
- Grunddaten — u. a. Vertragsname, Kunde (Pflichtfeld — der Vertrag hängt immer an einer Organisation), Start-/Enddatum, Abrechnungszyklus und Währung.
- Kündigungskonditionen — Kündigungsfristen, Benachrichtigung und Preisanpassung.
- Zuweisungen, Kontingente, Positionen, SLA — je nach Vertragstyp relevant; nicht benötigte Schritte überspringt der Assistent automatisch.
- Zusammenfassung — letzter Prüfschritt vor dem Speichern („Als Entwurf speichern“).
Der Vertragstyp steuert, welche der mittleren Schritte überhaupt erscheinen — ein einfacher Wartungsvertrag springt z. B. direkt von den Kündigungskonditionen zur Zusammenfassung.
