Dokumente & DMS

Ziel: Ein Dokument hereinbekommen, es dem richtigen Kunden und Vorgang zuordnen, es später wiederfinden — und es sicher mit jemandem teilen.

Die Seite heißt Dokumente und liegt in der Sidebar unter Wissen & Dokumente. Der Aufbau ist bewusst wie ein Datei-Explorer: links die Bereiche und der Ordnerbaum, oben Pfad und Suche, in der Mitte die Liste, rechts ein Detail-Bereich zum markierten Dokument.

Die drei Bereiche links

Darunter liegt der Ordnerbaum. Ordner lassen sich per Rechtsklick anlegen, umbenennen und löschen, und Dokumente per Drag & Drop hineinziehen. Trägt ein Ordner eine SharePoint-Plakette, wird er von dort synchronisiert — der Tooltip verrät, wie aktuell der letzte Abgleich ist.

Ein Dokument hereinbekommen

Vier Wege führen hinein:

1. „Neu” → „Dokument hochladen” — der Standardweg.
2. Datei ins Fenster ziehen — funktioniert in der Bibliothek und im Posteingang.
3. „Neu” → „Scannen (Kamera)“ — fotografiert ein Papierdokument, erkennt die Kanten, schneidet zu und verbessert das Bild. Landet im Posteingang.
4. Automatisch — als E-Mail-Anhang, aus dem Customer Portal oder über die SharePoint-Synchronisation.

Im Upload-Dialog gibt es genau drei Felder, und alle sind optional:

• Titel — erscheint nur, wenn Sie eine einzige Datei hochladen. Bei mehreren Dateien gibt es keine Titelvergabe.
• Dokumententyp — ordnet das Dokument einem Typ mit definierten Feldern zu. Können Sie leer lassen; die automatische Klassifizierung versucht es ohnehin selbst.
• Standort — erscheint nur, wenn für Ihre eigene Firma Standorte gepflegt sind.

Nach dem Hochladen läuft die Verarbeitung im Hintergrund: Texterkennung, Klassifizierung, Feldextraktion, Ablage. Das dauert einen Moment — das Dokument ist sofort da, seine Zuordnung kommt nach.

Den Posteingang abarbeiten

Der Posteingang ist als schneller Durchlauf gebaut, nicht als Formular. Zu jedem Dokument sehen Sie die Herkunft (Kundenportal, Sync, E-Mail-Anhang oder Upload), die Vorschau und die KI-Vorschläge für Typ und Verknüpfung. Dann eine von drei Entscheidungen:

• „Übernehmen & weiter” — übernimmt die Vorschläge, legt ab und springt zum nächsten Dokument. Geht auch mit Enter.
• „Korrigieren…“ — öffnet den Dialog „Dokument ablegen”, in dem Sie die Verknüpfung („Mit Kontakt verknüpfen”) und die Ablage vor dem Ablegen anpassen.
• „Später” — überspringt das Dokument, es bleibt im Posteingang.

Oben filtern Sie auf Alle, Rechnungen, Verträge oder Unklassifiziert; eine Fortschrittszeile zeigt „Erledigt … · Noch …“.

Passt ein Dokument gar nicht (Spam, doppelt, falscher Empfänger), lehnen Sie es über „Ablehnen” mit einer Begründung ab.

Verknüpfen — womit geht das?

Ein Dokument lässt sich mit Partei, Vertrag, Projekt, Ticket, Asset und Mitarbeiter verknüpfen. Automatisch über die Vorschläge, oder von Hand über die Karte „Verknüpfungen” im rechten Bereich. Dort gibt es auch „Neu generieren”, wenn sich am Dokument etwas geändert hat.

Wiederfinden

Das Suchfeld oben kennt drei Kurzschreibweisen, die der Tooltip nennt:

typ:Rechnung     — nur Dokumente dieses Dokumententyps
in:Ordnername    — nur in diesem Ordner
tag:wartung      — nur mit diesem Tag

Alles andere im Suchfeld geht als Volltextsuche an den Server — sie durchsucht auch den per Texterkennung gewonnenen Inhalt, nicht nur den Titel.

Reicht die Wortsuche nicht, hilft „Tiefer suchen” — die Suche nach Bedeutung statt nach Wortlaut („nach Bedeutung, nicht nach Wortlaut”). Praktisch, wenn Sie den genauen Begriff nicht kennen.

Zusätzlich gibt es über der Liste Reiter für Alle, Prüfung nötig, Genehmigt, Gebucht und Archiv sowie die Umschalter Listenansicht / Kachelansicht.

Texterkennung: drei Zustände, die Sie unterscheiden sollten

Der Status steht am Dokument:

• Texterkennung läuft … — Text lässt sich erst danach markieren und durchsuchen. Einfach kurz warten.
• Texterkennung fehlgeschlagen — kein lesbarer Text gefunden, meist weil die Vorlage zu unscharf, zu dunkel oder schief ist. Über „OCR erneut ausführen” lässt sich ein zweiter Versuch starten.
• Keine markierbare Textebene — der seltsamste der drei: der Text wurde erkannt, ist aber nicht ins PDF eingebettet. Die Suche findet das Dokument, Markieren funktioniert trotzdem nicht. Hier hilft „Textebene neu erzeugen”.

Über den Umschalter „Durchsuchbares PDF” / „Original” sehen Sie beide Fassungen.

Die zwei Arten von „Freigabe”

Das Wort bedeutet im DMS zwei völlig verschiedene Dinge. Die Verwechslung ist der zweithäufigste Support-Anlass auf dieser Seite:

1. Freigabe als Genehmigung — der Prüfweg eines Dokuments durch Ihr Haus. Ein Dokument wandert Entwurf → Prüfung nötig → Genehmigt (oder Abgelehnt) → Gebucht → Archiviert. Die Aktionen heißen „Zur Prüfung einreichen”, „Genehmigen”, „Ablehnen”, „Buchen”, „Archivieren”. Beim Ablehnen ist eine Begründung Pflicht. Mehrere Dokumente lassen sich über „Alle genehmigen” gemeinsam durchwinken.

2. Freigabe als Teilen — jemandem Zugriff geben. Über „Dokument freigeben” wählen Sie zwischen „Intern freigeben” und „Externer Link”, vergeben Ansehen, Kommentieren oder Bearbeiten und können den Link mit Passwort, Gültig bis und Max. Downloads absichern. Über „Widerrufen” nehmen Sie ihn wieder zurück.

Gleichzeitig arbeiten: Auschecken

Damit zwei Personen nicht aneinander vorbei arbeiten, lässt sich ein Dokument „Auschecken” — es ist dann für andere gesperrt („Ausgecheckt von …“), bis Sie es wieder „Einchecken”. Jede gespeicherte Fassung landet unter Versionen, die Karte „Versionen & Aktivität” rechts zeigt beides zusammen.

Aufbewahrung und GoBD

Jedes Dokument kann einer Aufbewahrungsrichtlinie unterliegen, die festlegt, wie lange es aufbewahrt und was danach passiert (archivieren, benachrichtigen oder zur Löschprüfung vorlegen). Am Dokument sehen Sie „Aufbewahrungsfrist bis”.

Richtlinien, Dokumententypen und Regeln pflegt die Verwaltung — für Sie im Alltag ist nur wichtig, dass ein Dokument mit Frist nicht einfach verschwindet.

Wenn SharePoint mitspielt

Ist eine SharePoint-Bibliothek angebunden, laufen Dokumente in beide Richtungen. Ändern beide Seiten dieselbe Datei seit dem letzten Abgleich, entsteht ein Sync-Konflikt; er wird geparkt statt blind überschrieben. Unter Sync-Konflikte entscheiden Sie dann zwischen „DMS-Version übernehmen”, „Backend-Version übernehmen” und „Beide behalten” — mit einem Vergleich von Dateiname, Pfad, Größe, Hash und Änderungsdatum nebeneinander.

Berechtigungen

Das gesamte DMS hängt an einer eigenen Modul-Lizenz und am Recht Dokumente ansehen. Darüber hinaus gibt es getrennte Rechte für Dokumententypen, Vorlagen, Aufbewahrungsrichtlinien, Ordner, Kommentare und Freigaben — Ihr Haus kann also sehr fein steuern, wer was darf. Kundenkontakte im Customer Portal sehen ausschließlich Dokumente ihrer eigenen Firma.

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